Das Fotografieren auf Unternehmensveranstaltungen ist Gang und Gäbe. Doch auch hier gilt es die DSGVO zu beachten, denn eine Veröffentlichung benötigt eine Zustimmung.

Darf ich während meiner Veranstaltung/während meines Workshops Foto- und Videoaufnahmen machen?

Die DSGVO schreibt vor, dass fotografierte Personen informiert werden müssen. In jedem Fall sind Hinweise erforderlich, was vor allem bei Veranstaltungen und Events der Fall ist, wenn Du z. B. die Teilnehmer oder Personen auf der Bühne fotografieren/filmen möchtest:

  • Weise Deine Teilnehmer Deiner Veranstaltung im besten Fall schon in der Einladung auf mögliche Foto- und Videoaufnahmen hin.

  • Hänge ein Hinweisschild am besten im Eingangsbereich und im Blickfeld der Gäste auf. So dass sie es gleich bei der Ankunft sehen können.

  • Weise auch nochmals bei der Begrüßung darauf hin, dass Fotos- und Videoaufnahmen erstellt werden:

    1. wer erstellt die Fotografien/Videos? Fotograf vorstellen,
    2. zu welchen Zwecken werden diese erstellt,
    3. und erwähne den Hinweis, dass die Teilnehmer dem widersprechen dürfen.

Was muss ich beachten, wenn ich die erstellten Fotos/Videos Online veröffentlichen möchte?

Wenn Du schon bei der Einladung – also vorab darüber – informierst, dass Aufnahmen auf deiner Veranstaltung gemacht werden, dann müssen die Teilnehmer (Betroffene) damit rechnen, dass sie fotografiert werden. Und wenn Du auch kommunizierst, zu welchen Zwecken Du diese Aufnahmen machen und veröffentlichen möchtest, benötigst Du nicht von jedem einzelnen eine Einwilligung.

Generell gelten die folgenden Grundsätze:

  • Du benötigst eine Einwilligung

  • oder es gibt eine vertragliche Regelung (wie z.B. bei der Beauftragung eines Models) oder

  • Du gehst deiner Informationspflicht nach (Aushänge) oder

  • Du hast ein berechtigtes Interesse und die Betroffenen Personen können davon ausgehen, dass die Fotos/Videos auch veröffentlicht werden.

Was muss ich alles in diesen Aushang reinschreiben?

  • Angaben zum Verantwortlichen (Du als Veranstalter) und Datenschutzbeauftragter:

    • Angaben zu Deiner Person, Deinem Unternehmen sowie eine Kontaktmöglichkeit (z.B. E-Mail)
    • Webadresse deiner vollständigen Datenschutzerklärung, als auch eine Kontaktmöglichkeit (z.B. E-Mail) zu deinem Datenschutzbeauftragten.

  • Die Rechte der Betroffenen (abgebildete Personen)

  • Art und Zweck der Bild- und Videoaufnahmen (z.B. Imagefilm zur Veröffentlichung auf der Homepage)

  • Rechtsgrundlage der Aufnahme (z.B.: Information der Öffentlichkeit und Wahrnehmung gesetzlicher Aufgaben gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e., Abs. 2, Abs. 3 DSGVO

  • Aufbewahrung und Löschung der Foto- und Videoaufnahmen:

    Du solltest deine Teilnehmer darüber informieren, wann du die Aufnahmen löschen wirst. Oder dass Du sie langfristig speichern möchtest.