Auch bei Stellenausschreibungen und im Bewerbermanagement gilt es den Datenschutz zu beachten. Unternehmer müssen im Sinne der DSGVO ihre Informationspflicht erfüllen, sich auch an Aufbewahrungsfristen halten.
Für das Bewerbermanagement ist zu empfehlen, eine allgemeine E-Mail-Adresse, wie z. B. bewerbung@domain.de anzulegen. Diese sollte in Stellenausschreibungen verwendet und für die Korrespondenz mit Bewerbern genutzt werden.
Grundsätzlich sind Bewerberdaten nach Ablauf von 6 Monaten – nach Vergabe der jeweiligen Stelle – zu löschen. Ausgenommen sind die Daten der Bewerber, die eine Einwilligung zur weiteren Speicherung der Daten im »Bewerberpool« erteilt haben. Bei diesen Daten wird erst wieder nach Ablauf von zwei Jahren geprüft, ob eine weitere Speicherung erforderlich ist. Wenn nicht, müssen die Daten nach dieser Frist gelöscht werden.
Außerdem ist darauf zu achten, dass die Bewerbungsunterlagen nur an diejenigen Personen weitergeleitet, die auch mit der Sichtung der Bewerbungen befasst sind und sich um die Besetzung der offenen Positionen kümmern.
Sollten Sie Bewerberdaten in einem Pool speichern – was nach Einwilligung des Bewerbers möglich ist – sind die Zugriffsberechtigungen ebenfalls zu prüfen. Auch hier gilt: Zugriff nur für die Personen, die mit der Aufgabe Personalbeschaffung befasst sind.
Hinweispflicht mit Linklösung erfüllen
Jede Bewerberin und jeder Bewerber sind separat über den Zweck, die Art und den Umfang der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu informieren. Dies kann jeweils über ein eigenes E-Mail erfolgen. Wir empfehlen hier aber eine sogenannte Linklösung.
Dafür werden die Datenschutzhinweise auf eine extra Webseite gestellt, die jedoch nicht direkt über die Webseite erreichbar ist, sondern nur, wenn man den Link dazu hat. Eine entsprechende URL könnte wie folgt aussehen: https://domain/datenschutzhinweise-bewerber/
Sobald also Bewerber*innen die Kontaktaufnahme beginnen, beispielsweise indem sie sich auf eine Stelle bewerben, kommt diese zum Einsatz. Dies kann auch über eine automatisierte Eingangsbestätigung geschehen.
